Week 7: Werk samen op het intranet

Waarom?

Op het Intranet van de bibliotheken van de Universiteit Leiden (UBL) kun je gemakkelijk informatie delen met je collega’s.

In de UB Leiden wordt op dit moment hard gewerkt aan de inrichting van het intranet. Dit intranet is bedoeld voor alle bibliotheekmedewerkers van de Universiteit Leiden. Binnen het intranet kun je een groot aantal van de onderwerpen toepassen die eerder in deze cursus aan bod zijn gekomen, zoals webblogs, RSS, wikis en discussieren via forums. In tegenstelling tot de websites die eerder in deze cursus zijn besproken zijn deze toepassingen niet voor iedereen toegankelijk, maar alleen voor diegenen die toegang hebben tot het intranet. Het intranet zal in Leiden onder meer worden gebruikt voor het verspreiden van nieuwsberichten voor bibliotheekmedewerkers, en het bieden van toegang tot relevante documenten, procedures en vergaderstukken. Er zal op het intranet eveneens een forum te vinden zijn voor discussies over bibliotheekzaken, en een “smoelenboek” met alle collega’s.

Op dit moment is het intranet goed toegankelijk voor medewerkers die via een VUW-werkplek werken. Voor anderen hebben we de toegang geregeld, maar in de praktijk blijken er soms nog wat haperingen te zijn. We vragen je om ons te melden (via7dingen@gmail.com) als je problemen hebt om op het intranet in te loggen. Samen met de intranetbeheerders kunnen we dan kijken of jouw probleem oplosbaar is.

Opdracht
opdracht
Bezoek h
et intranet van de bibliotheken (UBL), maak je persoonlijke pagina aan, en geef aan wie je collega’s zijn. Schrijf over je ervaringen op je weblog.  

Het intranet van de UBL is bereikbaar via de volgende URL: https://portal.vuw.leidenuniv.nl/sites/UBLIntranet. Wanneer je al bent ingelogd op je werkplek krijg je ook automatisch toegang tot het intranet. Deze website is ook bereikbaar buiten de UB Leiden. Je moet dan wel inloggen met je VUW-account én je moet voor je naam VUW plaatsen. Mocht het je niet lukken om het intranet te bereiken vanaf een plek buiten de UB, probeer het dan vanaf je Remote Werkplek.Op de startpagina van het intranet vind je onder de introductietekst een forum, en in het menu rechts vind je een aantal links.

Het intranet geeft in Firefox nog een aantal problemen. Het advies is dan ook om Internet Explorer te gebruiken om het intranet te bezoeken.

Onder de tab "IntranetHulp"kun je vragen stellen over het gebruik van het UBL Intranet.

Mijn site
Op dit intranet heeft iedere medewerker een eigen site. Je kunt deze persoonlijke site openen door op “My Site” (rechtsboven) te klikken. Op deze pagina kun je een eigen profiel aanmaken. Je kunt hierbij iets over jezelf vertellen. De profielpagina kan alleen worden bekeken door medewerkers van de bibliotheken van de Universiteit Leiden. Klik om je profiel aan te passen eerst op “Describe yourself”. Onder “About me” kun je een korte tekst plaatsen, en onder “Picture” kun je een profielfoto uploaden. De pagina biedt ook de mogelijkheid om meer gedetailleerde informatie op te geven, zoals “Skills”, “responsibilities”, “Birthday”. Bij een aantal van deze velden kan ook worden ingeuld wie die informatie te zien krijgt: iedereen (Everyone), alleen je naaste collega’s (Only my Colleagues) of alleen jezelf (Only me). 

Bloggen
Klik om een weblog te starten op het tabblad ‘Create Blog’, dat rechts in het venster staat. Klik vervolgens, in het venster dat wordt geopend, op ‘Create a post’. Op het scherm dat hierna verschijnt kun je vervolgens een artikel intypen. Bij iedere ‘post’ moet ook verplicht een titel worden ingevuld. Je kunt drie standaardcategorieën voor de blog-post gebruiken: ‘Personal’, ‘Work’ en ‘Other’. Deze blog kan alleen worden gelezen binnen het Leidse intranet, en alleen collega’s kunnen reacties toevoegen.

Toevoegen collega’s
Klik op “My Site” (rechtsboven) en vervolgens op “Colleagues”. Er verschijnt dan een scherm met daarin links naar de persoonlijke pagina’s van andere medewerkers. Als je nog geen collega’s hebt toegevoegd is deze pagina nog leeg. Klik op dan op ‘Add Colleagues’. Geef na “Type Names” de naam van de collega die u wilt toevoegen. Je kunt ook meerdere namen tegelijkertijd opgeven. Deze name moeten dan worden gescheiden door een puntkomma. Controleer vervolgens de juistheid van de ingetypte namen door op het icoon met het vinkje rechtsonderaan te klikken. Als je op het rechtericoon klikt (het boekje) kunt je ook zoeken naar collega’s. Als je vervolgens klikt op ‘OK’ wordt deze persoon aan de lijst met collega’s toegevoegd.

Waarschuwingen 
Om goed op de hoogte te kunnen blijven van de laatste toevoegingen op het intranet kun je “waarschuwingen” (in het Engels: “alerts”) plaatsen op een bepaalde pagina. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat je een e-mail ontvangt wanneer er op een specifieke pagina iets is veranderd. Klik, om deze waarschuwingen in te stellen, op “mijn instellingen” in het drop-down menu achter je naam rechtsboven in het scherm. Kilk vervolgens op  “mijn waarschuwingen”. In de schermen die volgen kun je vervolgens opgeven hoe je op hoogte wilt worden gehouden van wijzigen op de intranetsite. Let er wel op dat waarschuwingen alleen aangemaakt kunnen worden voor het actieve onderdeel van de site (dat  tabblad dat is geselecteerd). Als je dus bijvoorbeeld een alert op "Aankondigingen" maakt binnen de Introductiepagina, betekent dat nog niet dat je een waarschuwing krijgt als er een nieuwe Aankondiging op N1B wordt geplaatst!

Be Sociable, Share!

Leave a Reply